Compliance

Transparenz und verantwortungsbewusstes Handeln bilden das Fundament des unternehmerischen Selbstverständnisses der TKMS. Die strikte Einhaltung geltender Regeln und Gesetze bestimmt unser verantwortungsvolles Handeln. Compliance hat daher oberste Priorität und wird durch das Null-Toleranz-Prinzip vorangetrieben. Um diesen Anspruch dauerhaft sicherzustellen, wurde u.a. das TKMS Hinweisgebersystem eingerichtet. Es bietet die Möglichkeit, tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Regelwerke in einem geschützten Rahmen an uns zu melden. Die Möglichkeit, Hinweise abzugeben, steht allen Mitarbeitenden, aber auch Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten zur Verfügung.

Seriöse Hinweise helfen uns bei Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und ggfs. Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeitenden und unsere Geschäftspartner zu reduzieren oder zu verhindern und nachhaltige Prävention zu betreiben.

Für welche Meldungen ist das Hinweisgebersystem TKMS gedacht?

Meldungen können sämtliche Formen von tatsächlichem oder mutmaßlichem Fehlverhalten betreffen. Dazu zählen u.a.:

• Menschenrechtsverletzungen,

• Verletzungen umweltbezogener Pflichten, 

• Straftaten (wie z.B. Korruption, Betrug, Untreue – nicht abschließend),

• Verstöße gegen das Geldwäschegesetz,

• Verstöße gegen das Gleichbehandlungsgesetz, 

• Verstöße gegen das Wettbewerbs-, Kartell- oder Beihilferecht,

• Insiderhandel oder Marktmanipulation,

• Interessenkonflikte,

• Embargo- oder Exportverstöße,

• Verstöße gegen Datenschutzvorschriften.

 

TKMS verpflichtet sich, Hinweisgeber gesetzeskonform vor jeglicher Art von Vergeltung und Benachteiligung, die aus der Meldung resultieren könnte, zu schützen. Dazu zählen insbesondere Diskriminierung, Kündigung, Verweigerung einer Beförderung oder negative Leistungsbeurteilungen. Selbst die Androhung oder der Versuch einer solchen Benachteiligung ist untersagt. Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot sowie vorsätzliche Behinderungen bei der Meldung werden verfolgt und sanktioniert. Der Schutz entfällt lediglich, wenn der Hinweisgeber das System nachweislich zu seinem Vorteil durch absichtliches Abgeben falscher Informationen missbraucht. 

Meldekanäle

Elektronisches Hinweisgebersystem TKMS: Meldende haben die Möglichkeit, Verstöße über das elektronische TKMS Hinweisgebersystem bekanntzugeben. Das elektronische Hinweisgebersystem wird durch die otris software AG betrieben und ist hierüber https://sicher-melden.de/TKMS zu erreichen. 

E-Mail: Kontaktieren Sie Compliance Investigations der TKMS über folgende E-Mail-Adresse:

 whistleblowing@tkmsgroup.com 

Post: Kontaktieren Sie TKMS über folgende Postanschrift: TKMS GmbH zu Händen Compliance Investigations Werftstraße 112-114 24143 Kiel. 

Telefonische Hotline: Eine Meldung kann auch telefonisch erfolgen. Die nationale Telefonnummer lautet: (+49) 0173 356 9099

Soweit ein Kontaktweg hinterlegt wurde, erhalten Sie innerhalb der gesetzlichen Frist nach Einreichen der Meldung eine Empfangsbestätigung und nach Abschluss der Untersuchung eine persönliche Rückmeldung über den Stand der Aufklärung soweit gesetzlich zulässig und vorgeschrieben. Bei der Bearbeitung können im Vorfeld Fragen auftauchen; diese werden ebenfalls über denselben Kontaktweg an die meldende Person gestellt, sofern ein solcher Weg vorhanden ist. 

Hinweis zur Handhabung des elektronischen Hinweisgebersystems

Als Meldender haben Sie die Möglichkeit, über unser elektronisches Hinweisgebersystem einen Hinweis unkompliziert, sicher und falls gewünscht anonym einzureichen. Compliance Investigations bietet Gewähr für unparteiisches Handeln. Eingehende Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. TKMS stellt sicher, dass niemand allein aufgrund seiner im besten Wissen getätigten Meldung Nachteile erleidet. Im Rahmen der Aufklärung der Hinweise trägt die TKMS auch den schutzwürdigen Interessen der von einer Meldung betroffenen Personen Rechnung. Bitte berücksichtigen Sie, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese schwerwiegenden Konsequenzen nach sich ziehen können. Die TKMS hält Sie daher dazu an, das System verantwortungsvoll zu nutzen. 

Nach Eingang einer Meldung wird Compliance Investigations prüfen, ob ein Hinweis in den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Fällt die Meldung nicht in diesen Bereich, leitet es die Meldung an den zuständigen Fachbereich zur weiteren Bearbeitung weiter. Falls der Hinweis den Anwendungsbereich des Gesetzes berührt, werden die erforderlichen Folgemaßnahmen eingeleitet und die hinweisgebende Person informiert. Abhängig vom jeweiligen Sachverhalt kann es notwendig sein, weitere interne Fachbereiche zur Klärung des Vorfalls hinzuzuziehen.

Das elektronische Hinweisgebersystem wird von einem externen Anbieter, der otris AG im Auftrag der TKMS betrieben. Das System wird von externen Experten regelmäßig hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz zertifiziert. Mitarbeiter der otris AG haben keinen Zugriff auf die Meldung und die dahinterliegenden Daten und Sachverhalte. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im elektronischen Hinweisgebersystem sind direkt im System hinterlegt. 

Datenschutz

Bei der Durchführung interner Ermittlungen stellen Compliance Investigations und gegebenenfalls lokale Ermittler sicher, dass die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze eingehalten werden. 

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DS-GVO für die Verarbeitung der personenbezogener (pb) Daten ist die TKMS GmbH, Werftstraße 112-114, 24143 Kiel, Deutschland Tel: +49 431 700 0 / Fax:  +49 431 700 2312 / Email: communications(at)tkmsgroup.com. Den zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@tkmsgroup.com oder postalisch unter TKMS GmbH – z. Hd. Datenschutzbeauftragter, Werftstraße 112-114, 24143 Kiel.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten („pb Daten“) erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f EU-DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses der TKMS an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten. Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, da diese neben erheblichen wirtschaftlichen Schäden auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen können. In Deutschland erfolgt die Verarbeitung pb Daten aufgrund § 10 HinSchG. 

Die zentrale Stelle, die für das Management des elektronischen Hinweisgebersystems TKMS zuständig ist, ist Compliance Investigations der TKMS. Es gilt ein strenges „Need to know”-Prinzip. Das bedeutet, dass nur die Personen, die für eine Untersuchung tatsächlich benötigt werden, an dem Verfahren beteiligt sind und informiert werden. Die Informationen über Untersuchungsergebnisse werden ausschließlich denjenigen Parteien zur Verfügung gestellt, die sie aktiv für weitere Verfahren oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen benötigen. Die mit dem Management des Hinweisgebersystems betrauten Compliance Officer gewährleisten Unparteilichkeit, sind unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit verpflichtet und bearbeiten Hinweise auf mögliche Verstöße. Hinweise auf Verstöße außerhalb der Compliance-Kernthemen können je nach Einzelfall an die zuständigen Fachstellen weitergeleitet oder in Zusammenarbeit mit diesen bearbeitet werden. Compliance Investigations führt Compliance-Untersuchungen zu allen Compliance-Kernthemen durch und koordiniert interne oder behördlich geführte Verfahren (z.B. von Strafverfolgungsbehörden, Kartellämter). 

Wenn Sie konkrete Informationen wünschen oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich per Email datenschutz(at)tkmsgroup.com an den Datenschutzbeauftragten wenden. Ausführliche Informationen zum Datenschutz bei TKMS finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Reiter Datenschutz oder soweit Sie das Elektronische Hinweisgebersystem TKMS für Ihre Meldung nutzen in der zur Verfügung gestellten „Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Ermittlungsverfahren“.

Die Identität des Hinweisgebenden wird mit größter Sorgfalt geschützt. Identitäten von Hinweisgebern werden im Verfahren nur mit dessen Zustimmung an dritte Stellen weitergegeben. Es sei denn, dass diesem Vorgehen gesetzliche Gründe entgegenstehen.

Pb Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Klärung und abschließende Bewertung der Informationen erforderlich ist oder wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Abschluss des Verfahrens werden diese Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht.

Ihre Daten werden mit Maßnahmen zur Datensicherheit, die den gegenwärtigen gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz entsprechen, geschützt. Im Übrigen verweisen wir auf die im Internet veröffentlichten allgemeine Information zum Datenschutz der TKMS Group. 

Externe Meldestellen der Behörden

Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit, sich direkt an die jeweiligen externen Meldestellen des Bundes zu wenden, zum Beispiel das Bundesamt für Justiz, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder das Bundeskartellamt. Falls die Beschwerde auch von einer Landesbehörde bearbeitet werden kann, wird empfohlen, die entsprechende Meldestelle des Landes zu kontaktieren.

In solchen Fällen liegt die Untersuchung des Hinweises sowie die Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ausschließlich in der Verantwortung der externen Meldestelle. Die TKMS kann nicht für die Durchführung dieser Verfahren, die Dauer der Bearbeitung oder für etwaige Schutzmaßnahmen haften.